КАК ПЕРЕЙТИ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ?

УКЭП.
Усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) оформляет аккредитованный удостоверяющий центр. Электронную подпись хранят на специальном носителе. Это может быть смарт-карта или флешка, на которой записана зашифрованная информация. С электронной подписью может работать только специализированное программное обеспечение. В некоторых случаях вместо УКЭП подойдет простая электронная подпись (п. 12 приказа № 947н*). Учитывайте это при оценке затрат на покупку. Поручите IT-отделу проверить, что МИС клиники интегрирована с ЕГИСЗ и подключена к ЕСИА. Сведения о медорганизации и сотрудниках с УКЭП должны быть в федеральных регистрах.

Минимизируйте количество документов, которые оформляют на бумаге.
Пусть сотрудники выборочно проверят несколько историй болезни. Выяснят, много ли в них рукописных документов. Далее нужно оценить, какие формы можно изначально оформлять в электронном виде. В идеале всю историю болезни врачи ведут в МИС клиники.
Также поручите составить перечень документов, которые нельзя перевести в электронный формат. Например, реанимационные и анестезиологические карты.

Проверьте, соблюдаете ли требования по защите информации.
Проверку поручите штатному инженеру по защите информации. Его задача — проконтролировать, что защита информации в клинике отвечает требованиям нормативных актов (п. 6 приказа № 947н).

Определите принципы работы с электронными документами.
Поручите заместителям совместно с юристами и сотрудниками архива определить перечень форм и видов электронных меддокументов, в том числе произвольной формы. Дайте указание составить список МИС, в которых клиника будет формировать и хранить цифровые документы, передавать сведения в ЕГИСЗ (ст. 91.1 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ). Включите перечни форм, сотрудников с правом доступа и подписи, список МИС в приказ, который определит правила работы с электронными медицинскими документами.

Издайте приказ о переходе на электронный документооборот.
В приказе нужно зафиксировать, что документы, за исключением перечня из шага 2, нужно формировать и хранить в МИС. Можно проводить переход на электронный документооборот поэтапно. Например, на первом этапе обязать всех врачей получить ЭЦП, а кадры — помочь с оформлением. На втором этапе — начать оформлять документы только через МИС. На третьем — подписывать все документы с помощью ЭЦП и не распечатывать их.